Phương pháp 5 Whys là một công cụ vô cùng hữu ích giúp doanh nghiệp nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và giải pháp xử lý các vấn đề gốc rễ một cách hiệu quả.
Bằng cách 5 lần lặp lại câu hỏi “Whys?”, ta có thể phát hiện được nguyên nhân sâu xa và xác định giải pháp hiệu quả. Trong bài viết này, DYNO sẽ giúp bạn tìm hiểu về 5 whys là gì, bản chất của phương pháp này trong sản xuất và các bước thực hiện phân tích ” 5 tại sao ” . Cùng tìm hiểu ngay nhé!
1. 5 whys là gì?
5 whys hiểu một cách đơn giản nghĩa là 5 câu hỏi tại sao. Mỗi một câu hỏi sẽ tạo cơ sở cho câu tiếp theo, nối tiếp nhau thành 5 lần lặp lại cần thiết để giải quyết toàn diện một vấn đề.
Phương pháp 5 whys có thể giúp doanh nghiệp loại bỏ những tác nhân ảnh hưởng bên ngoài để khám phá và đi sâu vào các vấn đề nhỏ hơn giúp tìm ra nguyên nhân cốt lõi.
Toyoda Sakichi một nhà phát minh và người sáng lập Toyota đã phát triển kỹ thuật 5 Whys vào những năm 1930. Và đến năm 1970 phương pháp này trở nên phổ biến hỗ trợ nhà quản trị giải quyết các vấn đề triệt để ngăn tình trạng tái diễn sau 5 lần hỏi “tại sao”. Phương pháp 5 why được sử dụng trong giai đoạn cải tiến chất lượng Six Sigma, tối ưu quy trình sản xuất tinh gọn,…

2.Ví dụ về ứng dụng 5 whys trong kinh doanh
Phương pháp này của ông, xuất phát từ hệ thống sản xuất của Toyota và trở nên phổ biến vào những năm 1970, phương pháp 5 Whys xem xét là một vấn đề cụ thể bằng cách liên tục đặt câu hỏi: “Tại sao?” hoặc “Nguyên nhân gì gây ra vấn đề này?” Mỗi câu trả lời cho câu hỏi “Tại sao?” thường sẽ dẫn đến câu hỏi “Tại sao?” tiếp theo và sau đó là câu hỏi thứ ba, và tiếp tục như vậy cho đến khi đạt đến câu hỏi thứ năm.
Bản chất của kỹ thuật 5 Whys là việc cung cấp cách tiếp cận dựa trên niềm tin rằng mỗi vấn đề đều do một nguyên nhân cốt lõi tạo nên và khắc phục điều này làm cho vấn đề được kiểm soát. Một quy trình phân tích 5 Whys có thể được hiểu theo các bước hỏi:
- Câu hỏi 1: Tại sao các chiến dịch lại thất bại? – Vì truyền thông chưa đạt hiệu quả như mong đợi.
- Câu hỏi 2: Tại sao truyền thông chưa đạt hiệu quả như mong đợi? – Vì hình ảnh và nội dung không phù hợp nhóm khách hàng mục tiêu.
- Câu hỏi 3: Tại sao hình ảnh và nội dung không phù hợp nhóm khách hàng mục tiêu? – Vì team chưa nghiên cứu kỹ thị trường.
- Câu hỏi 4: Tại sao không chưa nghiên cứu kỹ thị trường trước khi thực hiện? – Vì không đủ thời gian và có nhiều vấn đề phát sinh.
- Câu hỏi 5: Tại sao có nhiều vấn đề phát sinh? – Vì giám đốc phân bổ các nguồn lực chưa hợp lý.
Nhưng tại sao lại là năm lần? Đó là vì thông thường, nguyên nhân ban đầu gây ra vấn đề mà chúng ta nhận thấy thực chất chỉ là triệu chứng của một nguyên nhân sâu xa hơn. Tất nhiên bạn có thể thêm các câu hỏi bổ sung hoặc lược bớt để phù hợp với các vấn đề và yêu cầu cụ thể.
3. Cách sử dụng kỹ thuật 5 whys hiệu quả
Sau khi nắm được 5 whys là gì chắc chắn sẽ có những lúc nhà quản trị cần 5 whys vào trong cuộc sống và công việc. Cách để áp dụng phương pháp này vào thực tế cụ thể ra sao, cùng 1C Việt Nam tìm hiểu ngay nhé.
3.1 Bước 1: Xác định vấn đề
Để có thể đặt câu hỏi 5 whys đúng và khai thác thông tin hiệu quả doanh nghiệp cần xác định chính xác vấn đề. Nhà quản lý có thể tổng hợp dữ kiện quan trọng liên quan đến các khâu then chốt như truyền thông, quy trình, sản phẩm, chất lượng,… và tìm ra vấn đề doanh nghiệp đang phải đối mặt.
– Tình huống giả định là doanh số bán hàng của một công ty giảm đột ngột.
3.2 Bước 2: Đặt ra câu hỏi “Tại sao” để tìm ra nguyên nhân cốt lõi
Sau khi đã xác định được vấn đề chính xác, nhà quản trị sẽ tiến hành đặt lần lượt các câu hỏi vì sao và ghi chép lại câu trả lời để làm cơ sở. Câu hỏi sau sẽ dựa trên kết quả của câu hỏi trước. Nhà quản lý sẽ 5 câu hỏi đến khi tìm ra được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Đôi khi số câu hỏi sẽ nhiều hơn để tìm ra gỗc rễ vấn đề.
Với tình huống giả định là doanh số bán hàng giảm đột ngột và nhà quản trị đang tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ thông qua 5 câu hỏi cụ thể:
- Tại sao doanh số bán hàng của công ty giảm đột ngột? – Vì số lượng khách hàng mua sản phẩm giảm.
- Tại sao số lượng khách hàng mua sản phẩm giảm? – Vì khách hàng không hài lòng với chất lượng sản phẩm.
- Tại sao khách hàng không hài lòng với chất lượng sản phẩm? – Vì sản phẩm bị lỗi và không đạt tiêu chuẩn chất lượng.
- Tại sao sản phẩm bị lỗi và không đạt tiêu chuẩn chất lượng? – Vì quy trình kiểm soát chất lượng trong sản xuất không hiệu quả.
- Tại sao quy trình kiểm soát chất lượng trong sản xuất không hiệu quả? – Vì không có đủ nhân viên kiểm tra chất lượng và không có kế hoạch đào tạo nhân viên đầy đủ.
3.3 Bước 3: Đề xuất giải pháp khắc phục
Sau khi áp dụng 5 whys, doanh nghiệp cần đề xuất giải pháp để khắc phục nguyên nhân được tìm ra. Giải pháp nên trực diện và rõ ràng để có thể dễ dàng áp dụng vào thực tế.
Tiếp tục ví dụ trên, nhà quản trị thấy rằng nguyên nhân gốc rễ của việc giảm doanh số bán hàng là do quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm không hiệu quả, dẫn đến việc sản phẩm bị lỗi và khách hàng không hài lòng. Từ đó, công ty cần cải thiện quy trình kiểm soát chất lượng và tăng cường đào tạo nhân viên để giải quyết vấn đề này.
3.4 Bước 4: Thực hiện các giải pháp và đánh giá kết quả
Giải pháp nào cũng cần thời gian để đánh giá tính hiệu quả. Vì thế khi áp dụng 5 whys vào thực tế, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi, ghi chép các chỉ số để thực hiện điều chỉnh nếu cần thiết.
Doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi, ghi chép khi áp dụng 5 whys
4. Lợi ích khi phân tích 5 whys trong tổ chức?
5 whys có thể mang lại nhiều lợi ích mà doanh nghiệp có thể nhận thấy bao gồm:
- Tìm ra nguyên nhân chính của vấn đề: Doanh nghiệp áp dụng 5 whys có thể đào sâu vào các nguyên nhân thực sự của vấn đề thay vì chỉ nhận diện những nguyên nhân bề mặt. Điều này giúp đảm bảo giải pháp sẽ có giá trị lâu dài và hạn chế việc lặp lại các vấn đề trong tương lai gần.
- Tiết kiệm chi phí và thời gian nhờ việc tập trung vào việc tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề. Từ đó doanh nghiệp có thể giảm nguồn lực cho việc xử lý các nguyên nhân và triệu chứng thứ cấp.
- 5 whys giúp tăng sự chủ động trong việc khắc phục và xử lý nhờ việc hiểu rõ nguyên nhân cốt lõi gây ra vấn đề.
Nhà quản lý có thể đặt số lượng câu hỏi tùy ý cho đến khi hiểu rõ nguyên nhân của vấn đề